Menu Sluiten

Voorbereidingsfase

Voorbereidingsfase van een project

De voorbereidingsfase van een project begint na de afronding van de ontwerpfase. De voorbereidingsfase is bedoeld om het project een stap verder te brengen en concreet voor te bereiden op de uitvoeringsfase of realisatiefase. Bij de voorbereidingsfase kun je denken aan activiteiten zoals het verkrijgen van vergunningen, of ontheffingen, maar ook aan het aanbesteden van het werk. Bij bouwprojecten gaat dat dan over het vinden van de juiste aannemer. Bij andersoortige projecten kunnen dat leveranciers zijn of andere specialisten.

Afhankelijk van de aard en omvang van het project worden hier een aantal taken en activiteiten uitgezet met als doel om het project voor te bereiden op de uiteindelijke uitvoering.

Onderdelen in de projectvoorbereiding

Als het gaat om een project zijn er een aantal onderdelen die terugkomen in de voorbereidingsfase. In het voorbeeld hieronder gaan we (weer ter inspiratie) uit van een bouwproject, maar voor andersoortige projecten komen een aantal vergelijkbare onderdelen ongetwijfeld aan de orde:

  • Financieele geldstromen regelen (budgetten in betalingssystemen etc).
  • Projectadministratie voor uitvoering voorbereiden.
  • Bestemmingseisen toetsen.
  • Evt. bestemmingswijziging aanvragen.
  • Aanvraag omgevingsvergunning (bouwvergunning, sloopvergunning, kapvergunning, etc).
  • Aanbesteding aannemer.
  • Gunning en contractvorming.
  • Veiligheidsplan uitvoering.
  • Vergunningsafgifte.
  • Aanvraag nutsvoorzieningen en overige vergunningen en ontheffingen.

Afronden voorbereidingsfase

De voorbereidingsfase kan afgesloten worden met een uitvoeringsrapport. Dit is dan een aangepaste versie van het projectplan, waarin onderdelen als het budget, de planning en overige zaken geactualiseerd zijn met de kennis op dit moment.

Met name de begroting na de aanbestedingen kan hiermee voor een belangrijk deel duidelijk vastgesteld worden. Dit is vaak voor een opdrachtgever de belangrijkste toets of het project voort kan in de gekozen vorm.

voorbereidingsfase

Problemen met aanbesteden

Het aanbesteden van het werk voor uitvoering is een cruciale stap. Hierbij wordt namelijk de opdracht in de markt uitgezet. De uitkomst van inschrijvingen moet worden getoetst aan het projectbudget om te zien of een project wel binnen het budget kan worden gerealiseerd.

Als er na de aanbesteding van de aannemer een financieel probleem ontstaat in het projectbudget kan er besloten worden om een bezuiniging door te voeren als dat realistisch lijkt. In andere gevallen zal de aanbesteding kunnen vervallen. Mogelijk verval je daarmee terug in de ontwerpfase van het project. Bij het aanbesteden van werk spelen een aantal juridische zaken op gebied van inkoop. Leg bijvoorbeeld goed vast onder welke voorwaarden een werk wordt gegund. En ook onder welke omstandigheden de opdracht niet door zal gaan.

Wat betreft het aanbesteden van aannemers is het van cruciaal belang om de juiste eisen te stellen, de beste gunningscriteria per project te bepalen en vooral te mikken op de meest geschikte partij voor de klus, en niet alleen de meest scherpe prijs. Het aanbesteden op Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) stelt je bijvoorbeeld in staat om ook tijdsaspecten, duurzaamheid en andere kwaliteitseisen mee te wegen naast de inschrijvingsprijs.

Het aanbesteden van werk is een proces wat secuur moet worden uitgevoerd, maar ook inhoudelijk moet passen bij de opdracht die je in de markt wil zetten. Het samenbrengen van de juiste wensen, het juiste advies en uiteindelijk de juiste aanbesteding is een belangrijk onderwerp in de voorbereidingsfase van elk bouwproject.