Project fasering
Om een goede projectuitvoering te kunnen toepassen binnen een organisatie is het van belang om (op hoofdlijnen) heldere procedures te hebben waar iedereen bij de uitvoering van de projecten van op de hoogte is en die praktisch toepasbaar zijn bij de aanpak van verschillende projecten. De helderheid moet met name gebaseerd zijn op een duidelijke fasering waarbij per fase beslismomenten kunnen worden opgenomen tussen opdrachtgever en de projectleider en het projectteam.
Bij het opzetten van verschillende soorten projecten moet rekening worden gehouden met een logische verdeling en fasering van het betreffende project. Bij het maken van deze ontstaat het inzicht in de samenhang met de verschillende onderdelen binnen het project. Belangrijke voordelen van een goede fasering zijn:
- Duidelijke beslismomenten.
- Goed zicht op de voortgang.
- Focus op actuele onderwerpen.
- Overzicht behouden van het project.
- Afronding fases geeft voldoening en nieuw energie.
- Projectonderdelen zijn overdraagbaar en uitwisselbaar.
Fasering van een project
Bij veel projectsoorten, maar zeker bij de projectaanpak van de realisatie van een nieuw gebouw of een gebiedsontwikkeling, kan over het algemeen als basis de volgende fasering worden aangehouden:
De hierboven genoemde project fasering is ook per fase uitgewerkt in een apart hoofdstuk. Klik op de betreffende fase of in het menu voor gedetailleerdere informatie hierover. Een apart onderdeel bij de aanpak van projecten, is de zogenoemde project startup of PSU. Deze ligt in feite voor de verdere inhoudelijke uitwerking en is bedoeld om de opgave te verscherpen, het beoogde team bij elkaar te brengen en commitment op de opgave te verkrijgen.
Beslismomenten in projecten
De onderdelen die minimaal aan de orde moeten komen en voor een beslismoment moeten zorgen voor de voortgang bij de uitvoering van het project per fase zijn:
- Initiatieffase -> heldere projectopdracht
- Definitiefase -> projectplan, programma van eisen
- Ontwerpfase -> ontwerp (rapport, VO, DO)
- Voorbereidingsfase -> uitvoeringsplan (actuele status projectplan)
- Uitvoeringsfase -> projectoverdracht (na realisatie)
- Nazorgfase -> financiële verantwoording en projectevaluatie
De afstemming tussen de verschillende fases en de inhoud van de verschillende producten kan ingevuld worden op verschillende manieren. Het is daarin aan te bevelen een zoveel mogelijk standaard procedure te bepalen en de inhoudelijke stukken in formats op te stellen waarmee verschillende deelnemers binnen een project snel uit de voeten kunnen, en die bij herhaling voor verbetering van dit proces kunnen zorgen.