Menu Sluiten

Projectorganisatie

Organisatie van een project

Het goed nadenken over de organisatie van een project heeft als toegevoegde waarde dat er duidelijkheid ontstaat. Alle rollen worden goed bezet en de samenhang met andere (deel)projecten komt in beeld. Door het maken van een organogram is een duidelijk overzicht van de rolverdeling en de projectomgeving te maken. Als er rollen missen dan wordt dat ook het liefst zo vroeg mogelijk duidelijk. De projectorganisatie heeft een nauwe relatie met de omvang van het project en daarmee met de taken en verantwoordelijkheden uit een RACI en WBS.

Er zijn en aantal aandachtpunten bij het maken van organogram voor projecten:

projectorganisatie
  • Neem het organogram op in het projectplan.
  • De projectonderdelen of deelprojecten duidelijk onderscheiden.
  • Personen die verantwoordelijk of betrokken zijn opnemen.
  • Afbakening van het project duidelijk maken.
  • Samenhang met andere projecten of programma’s duidelijk maken.

Voor de invulling van de verschillende rollen kan er zelfs voor gekozen worden om een vorm van ‘functieomschrijving’ binnen het project te formuleren met de te verwachten taken binnen het project.

Projectomgeving en krachtenveld analyse

Naast een projectinhoudelijk organogram is het ook van belang om een goed beeld te hebben van de projectomgeving. Hierbij is het van belang om zo breed mogelijk te kijken naar de actoren in en rondom het project.

Door middel van een krachtenveld analyse is een overzicht te maken van alle belangrijke partijen, met daarbij de verhoudingen ten opzichte van het project en de onderlinge verhoudingen en belangen tussen alle partijen.

Een krachtenveld analyse gaat uit van het project en maakt door middel van een matrix een verdeling in Opdrachtgever(s), Eindgebruikers, Projectdeelnemers en de interne organisatie (lijnmanagement). Hierin worden door het maken van verbindingslijnen de belangrijkste verhoudingen van de verschillende partijen weergegeven door een positieve, neutrale of negatieve houding. Dit is niet alleen de verhouding ten opzichte van het project, maar ook onderling.

Op basis van de analyse kunnen acties worden bedacht om slechte verhoudingen te verbeteren of te beheersen en goede verhoudingen te behouden of versterken. Een krachtenveld analyse is over het algemeen nuttig bij de start van een project. Vanwege de gevoeligheden en interpretaties die hieruit rollen is het niet altijd verstandig dit in een openbaar projectplan in te voegen. Lopende het project kan de analyse worden herhaald, zodat continu zicht blijft op de belangrijkste verhoudingen rondom het project.