Menu Sluiten

Informatie en communicatie

Informatie- en communicatieplan

Een correcte informatievoorziening en goede communicatie zijn rondom projecten van cruciaal belang voor een soepele voortgang. Het is hierbij van belang om vooraf goed helder te maken wat het doel is van de verschillende communicatiemomenten, en met name wat de afbakening is van communicatieverantwoordelijkheden door partijen buiten het projectteam zoals de opdrachtgever een concern of deel van de lijnorganisatie.

Het communicatieplan voor het project moet door het projectteam worden opgesteld, waarbij helder is wie op welke manier geïnformeerd wordt over de voortgang van het project. Ook communicatie en informatie zonder directe inhoudelijke waarde voor de projectuitvoering kunnen binnen het projectteam een plaats krijgen. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan het geven van publiciteit aan het project. Het is goed om hier vooraf goede afspraken over te maken met de opdrachtgever.

Opstellen communicatieplan

Het is bij het opstellen van een communicatieplan wel van groot belang dat er een schema met actiepunten wordt toegevoegd aan de projectteam vergaderingen, en dat de verantwoordelijke personen daarin rapporteren over de status van de betreffende communicatie. De valkuil is dat er vooraf wel goed wordt nagedacht over een ideale communicatie, maar dat in de praktijk en in de loop van het project de aandacht hiervoor snel af neemt.

communicatie en informatie

Communicatieplan uitwerken

Een informatie- en communicatieplan moet worden uitgewerkt op basis van een goed overzicht van de projectomgeving. Naast een opdrachtgever, instanties en interne projectleden moet er bijvoorbeeld ook gedacht worden aan omwonenden, eindgebruikers van het project en bijvoorbeeld de pers.

De inhoud van een communicatieplan kan op hoofdlijnen als volgt worden opgezet:

  1. Communicatiemomenten bepalen.
  2. Doelgroepen bepalen.
  3. Beoogde effecten van de informatie of communicatie bepalen.
  4. Doelen per doelgroep bepalen, zoals goedkeuring of kennisgeving.
  5. Frequentie en tijdsplanning van de communicatieonderdelen bepalen.
  6. Communicatiemiddelen bedenken en toewijzen per onderdeel of doelgroep.
  7. Verantwoordelijkheden bepalen voor de communicatie of informatieverstrekking.

Het communicatieplan moet voorzien in overzicht, afspraken en middelen om effectief en efficiënt te communiceren over het project en de voortgang. Het gevaar als dit niet goed gebeurt is niet alleen dat er mensen of instanties vergeten worden en niet geïnformeerd zijn, maar ook dat er daardoor wellicht kansen onbenut blijven en risico’s voor het projectresultaat toenemen.