Menu Sluiten

Projectmanagement

Wat is projectmanagement

Door middel van projectmanagement kunnen projecten goed geleid worden. Het belangrijkste doel hiervan is om alle risico’s die kunnen voorkomen bij de realisatie van (complexe) projecten zoveel mogelijk te beheersen en beperken. Als de projectleiding goed wordt toegepast dan zijn alle onderwerpen die van belang zijn goed met elkaar verbonden en inhoudelijk goed uitgewerkt. Hierdoor worden verrassingen en problemen tot een minimum worden beperkt. De belangrijkste doelen van projectmanagement zijn:

  • Inzicht en overzicht behouden
  • Doorlopende beheersing
  • Optimaal resultaat
  • Beperken van risico’s
  • Benutten van kansen

Wanneer is iets een project

Er is nog weleens onduidelijkheid of bepaalde activiteiten als een project gedefinieerd kan worden, of dat het toch regulier werk is of een ad-hoc klus op opdracht voor een acuut probleem. Het inrichten van een project doe je als het nodig is, maar het is wel goed om even stil te staan bij de vraag of je wel een volwaardig project voor je hebt.

De belangrijkste kenmerken waar een project aan zou moeten voldoen zijn de volgende:

  • Een project is tijdelijk.
  • Een project heeft een duidelijke projectstart en einddatum.
  • Heeft een doelstelling waarbinnen resultaten behaald moeten worden.
  • Een project heeft de Focus op een concreet resultaat.
  • Er is een duidelijke opdrachtgever.
  • Er is een projectbudget beschikbaar.
  • Een project bestaat uit verschillende disciplines en/of bepaalde mate van complexiteit.

Als aan één of meer van de bovengenoemde kenmerken niet aanwezig zijn bij de omschrijving van de werkzaamheden, is het verstandig om na te gaan of het werk wel als een project gedefinieerd zou moeten worden, welke aanpak nodig is of welke aanvullende informatie gewenst is.

projectmanagement

Project, Proces of Programma

Het spreken van dezelfde taal is in elke omgeving waar projecten voorkomen van groot belang. Bij het spreken van dezelfde taal is het belangrijk dat iedereen precies weet wat er van hem/haar verwacht wordt, wat de rolverdeling is, en wat het beoogde resultaat is. Het is mogelijk dat er onduidelijkheden ontstaan over wie nu opdrachtgever, opdrachtnemer, projectteam, werkgroep, bouwteam is. Maar ook onduidelijkheid over wat nu wel of niet een proces, programma, of project is. Een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen processen, programma’s en projecten is hieronder kort samengevat:

Proces

Een proces heeft als doel inzicht te krijgen in het nemen van de volgende stap Het doel van dit proces is om telkens de volgende stap in kaart te brengen op basis van de uitkomsten van het originele vraagstuk. Een voorbeeld hiervan is: ‘het onderzoeken naar de beste mogelijkheden om het sportaanbod in de stad te verbeteren’. Focus Proces = volgende stap.

Programma

Een programma is een tijdelijke organisatievorm die gericht is voor een reeks van samenhangende werkzaamheden (projecten, routines, improvisaties) die leiden tot het realiseren van een uniek doel of doelen. Focus Programma = doelen

Project

Een project kenmerkt zich doordat deze zich specifiek richt op een concreet resultaat. Het doel van het project en de weg naar het resultaat is (redelijk) voorspelbaar. Dit maakt projecten ook goed te managen met de juiste kennis en ervaring. Focus Project = resultaat

In algemene zin geldt dat de mate van voorspelbaarheid van een traject bepaald welke aanpak het beste kan worden gehanteerd. De voorspelbaarheid kan variëren van improvisatie waarbij geen enkel idee vooraf bestaat, tot routinematig werk binnen de lijnorganisatie waar nauwelijks onduidelijkheden bestaan. Daar tussenin bevinden zich in feite in geleidende schaal proces-, programma- en projectaanpak.

Wanneer projectmanagement

Idealiter pas je volwaardig projectmanagement toe als de opgave voldoet aan de definitie van een project. Toch zijn veel van de onderdelen die komen kijken bij projectmanagement ook bij ingewikkelde klussen of persoonlijke projecten heel goed bruikbaar en zeker nuttig.

Onderdelen zoals werkomvang in beeld brengen, planning, kosten en informatie stromen zijn in veel andere gevallen prima bruikbaar. Met een aantal basisvaardigheden op gebied van projecten kun je dus in veel gevallen heel goed uit de voeten in andere situaties!