Raci model fouten
Voor degene die nog niet weten wat een RACI model of RACI schema precies is, dan is het handig om nog even snel op onze pagina met uitleg over het raci model te kijken.
Wij willen met dit aanvullende bericht een aantal veel gemaakte ‘fouten’ bij het invullen van een raci schema benoemen, met tips om deze te voorkomen.
Zodoende kun je raci snel toepassen en geeft het juist extra duidelijkheid, overzicht en plezierig werken binnen je project.
RACI tips
Hieronder een aantal tips om fouten te voorkomen in jouw raci schema.
- Bij elke activiteit moet ALTIJD een R (responsible / verantwoordelijke) staan. Anders zal de taak niet worden opgepakt of uitgevoerd.
- Er is ook iemand eindverantwoordelijk voor de resultaten van de activiteiten. Dit kan verwarrend zijn. Iemand die het uitvoert (R) is verantwoordelijk voor de uitvoering van het resultaat, iemand die eindverantwoordelijk is, is verantwoordelijk voor het feit dat het resultaat behaald wordt, door wie dan ook. Het kan zijn dat een eindverantwoordelijk projectleider ook zelf activiteiten oppakt in het project. Deze is dan zowel R (verantwoordelijk voor uitvoering) als A (eindverantwoordelijk).
- Vul voor elke deelnemende partij in het raci schema het liefst altijd een naam van een persoon in. Hiermee wordt verantwoordelijkheid en betrokkenheid expliciet. Noem je een afdeling, team, organisatie, dan is nog steeds niet duidelijk wie je persoonlijk moet betrekken. Komt dit voor bij het maken van het schema, dan weet je direct dat je aan een team of organisatie moet vragen wie als persoon betrokken kan of moet worden.
- Het informeren of betrekken van personen kan onduidelijk worden als je er van uit gaat dat het hele team van de hele projectvoortgang op de hoogte wordt gehouden. Of in geval van een stuurgroep of opdrachtgever die je het liefst over de hele voortgang informeert. De kunst is om vooral te kijken naar de activiteit of taak op zichzelf. Wie is absoluut nodig om te consulteren om tot een resultaat van alleen die taak te komen. En wie moet je absoluut informeren om de activiteit te kunnen uitvoeren met het beste resultaat.
- Vul een raci schema altijd samen, met het beoogde projectteam, in. Er wordt werk verdeeld en het aller belangrijkste is dat iedereen daar commitment over heeft en dat er ook ruimte is om te verduidelijken en misschien zelfs te verdelen. Niets is vervelender dan lopende een project tot de conclusie te komen dat een teamlid geen tijd of zin blijkt te hebben in een specifiek onderdeel van het project. Dit moet altijd open besproken kunnen worden. Ook is het maar wat vervelend als een projectleider zelf verzint wie wat moet doen en daar een soort van verwacht dat iedereen simpelweg luistert. Goed projectmanagement doe je door samen te creëren, vanaf de start van de opgave.
Wil je niet te veel rommelen met Excle format, kijk dan eens bij overzichtelijke projectmanagement tools zoals van Monday. Hieronder een voorbeeld van de duidelijk schema’s en overzichten die daarin beschikbaar zijn.
