Menu Sluiten

Geld

Project budget

Het sturen op het aspect geld gebeurt binnen een project aan de hand van een projectbudget. Financiƫle sturing is een belangrijk aspect bij projectbeheersing. Hierbij is toetsing, bewaking en sturing van groot belang om tijdig te kunnen ingrijpen als dit nodig is. Projectbudget bepaal je op basis van een raming van alle kosten. In veel gevallen worden de kosten specifiekere geraamd op detailniveau in verdere fasen in het project.

Een aantal belangrijke aspecten van het financieel management van projecten zijn:

  1. Wees zo volledig mogelijk bij het opstellen van een raming:

Zaken als bouwkosten, aanbestedingskosten, advieskosten moeten hier in terugkomen, maar ook bijkomende kosten als leges en rentes, vergunningen en bijvoorbeeld nutsvoorzieningen.

  1. Duidelijkheid over financiering projectteam leden en management:

Voor de urenbesteding van projectleiders en projectteam leden moet helder zijn hoe deze uren gefinancierd moeten worden. Zijn er bijvoorbeeld personen die deelnemen vanuit een rol in de lijnorganisatie.

  1. Beheersing en specificatie:

De instrumenten voor de financiƫle beheersing zullen binnen een project in verschillende fases steeds verder gespecificeerd moeten worden. Van een globale raming tot een uitgewerkte begroting en uiteindelijke evaluatiecijfers.

  1. Kengetallen:

Uit de kostenoverzichten kunnen kengetallen ontwikkeld worden die zeer bruikbaar zijn in de initiatieffase van nieuwe projecten. Van belang is om deze getallen bruikbaar te maken door goed te benoemen waar wel of niet mee is gerekend. Zijn bedragen gebaseerd op netto of bruto vloeroppervlaktes, inclusief of exclusief BTW, inclusief inrichting, bijkomende kosten, etcetera.

projectbudget

Opstellen van een kostenraming

Het maken van een goede begroting hoeft niet moeilijk te zijn. Zowel in grote als kleine projecten zou een goede en ervaren projectleider de projectkosten redelijk goed moeten kunnen inschatten.

De kunst van het maken van een goede begroting is om geen te krappe, maar ook geen te ruime begrotingen te maken. Het doel moet zijn om zo exact mogelijk overeen te komen met de uiteindelijke uitgaven.

Andere belangrijke punten bij het inschatten van projectkosten zijn:

  • Zorg dat de kostenraming echt compleet is.
  • Zorg voor voldoende kennis van de gebruikte kengetallen; toets dit desnoods.
  • Put uit ervaring of anders uit referenties of ervaring van anderen.
  • Schat de risico’s voor de kostenaspecten goed in.
  • Neem voldoende onvoorziene posten op als je echt zaken niet kan voorzien.
  • Neem niet te snel onvoorziene / PM posten op, probeer alles eerst goed in te schatten.
  • Hou rekening met rentes, indexering en projectvertraging.
  • Hou rekening met marktwerking en kansen en risico’s bij de aanbesteding.
  • Ken de volledige projectomgeving en de eventuele kansen die zich kunnen voordoen.
  • Ken alle wensen van de opdrachtgever.
  • Baseer de raming op een duidelijke projectopdracht.

Financieele aspecten worden in projecten vaak als de belangrijkste factor gezien. Wat echter niet vergeten moet worden is dat er een belangrijke driehoek bestaat tussen de aspecten geld, tijd en kwaliteit. Het succesvol sturen op het aspect tijd, zal een gunstig effect kunnen hebben op geld, maar als geld bijvoorbeeld als leidend sturingsaspect wordt gebruikt, gaat dit vaak ten koste van de kwaliteit.