Menu Sluiten

PSU Project startup

PSU Project startup

Een goede projectstart is van groot belang voor het succes van een project. Bij een projectstartup (PSU) wordt samen de juiste richting gegeven aan het project. Bij een PSU komen opdrachtgever, projectleider en beoogde teamleden samen om van gedachte te wisselen over de opgave en om een eerste stap te zitten in het structureren en aanpakken daarvan. Ook is het verkrijgen van duidelijkheid en commitment een belangrijk doel van een project startup.

Een valkuil bij veel projecten is dat een te klein kernteam, of zelfs een enkeling, de hele projectopgave en taakverdeling zelf gaat uitwerken om die dan vervolgens één voor één over personen binnen een organisatie uit te strooien. Dit is een gemiste kans voor inbreng van anderen, kwaliteit en creatiekracht, verbondenheid met de opgave en het bouwen van een sterk projectteam wat wordt ingezet op basis van talenten.

Omdat de kracht van een goede PSU zo groot is, en het een stap is die je zeker bij complexe projecten niet moet overslaan, besteden we hier specifiek aandacht aan de project startup.

Project opstarten

project startup

Een project startup gebeurt in de vorm van een workshop. Hou daarbij rekening met een sessie van minimaal een dagdeel, of zelfs twee dagdelen na elkaar,afhankelijk van complexiteit en inhoud.

Deze workshop wordt idealiter begeleid door een onafhankelijke PSU begeleider. De deelnemers aan deze workshop zijn de opdrachtgever, de (beoogde) projectleider, beoogde project teamleden, en evt. andere (of externe) adviseurs of betrokkenen. Vaak is het handig om ook direct ondersteuning te organiseren zodat iemand alvast meeschrijft aan de uitkomsten, als basis voor het projectplan.

Het starten van een PSU heeft wel wat voorbereiding nodig. De start van een PSU wordt ingegeven nadat opdrachtgever en beoogd projectleider het eens zijn over het aangaan van de projectopdracht. Het organiseren van een PSU en het betrekken van een begeleider of organisator daarvan gebeurt door de beoogd projectleider. Ook beoogd teamleden moeten tijdig geïnformeerd worden en leidinggevenden van de lijnorganisatie moeten duidelijk achter de inzet van personeelsleden staan.

Aanpak PSU

De onderdelen die tijdens de PSU workshop aan de orde komen zijn de volgende:

Aftrap van de PSU workshop – Naast een algemene kennismaking van alle betrokkenen moet hier de ruimte zijn voor iedere deelnemer om de verwachtingen van het project, de eigen inbreng en creativiteit een plek te geven. Verwachtingen die vooraf worden uitgesproken kunnen ook achteraf mooi getoetst worden.

Beeldvorming van de opgave – De opdrachtgever geeft een toelichting over de beoogde doelen, resultaten en wensen bij de opgave. Er is ruimte om door te vragen en samen een gedeeld beeld te krijgen van het projectresultaat.

Contouren van de taken en rollen – Vanuit de beeldvorming over de opgave krijgt iedere deelnemer de tijd om, bijvoorbeeld in de vorm van wat inspiratietijd en post-its, de belangrijkste ideeën, kansen, risico’s, oplossingen, etc, te formuleren. Door het delen van deze inhoud en het doorvragen op de inbreng kunnen onderdelen geclusterd worden. De eerste contouren van de opgave worden zichtbaar, waarna ook ruimte ontstaat om eventuele gaten te dichten hierin. Het kan van waarde zijn om een basis project fasering in het achterhoofd te houden, zodat voldoende wordt nagedacht over het gehele proces.

Nadere uitwerking taken en verantwoordelijkheden – Als de contouren duidelijk zijn, is het mogelijk om nader invulling te geven aan de WBS (work breakdown structure) en zelfs een eerste verdeling van taken en verantwoordelijkheden (RACI). In kleinere groepen kan bijvoorbeeld een nadere uitwerking worden gevraagd op één van de hoofdthema’s uit de contouren uit de opgave. Soms is het handig hier een aparte sessie over te beleggen, en met behulp van goede tools, snel tot een vertaling van de opgave te komen. (zie ook onze voorbeelden van een raci model en wbs)

Idealiter ontstaat hierbij ook het commitment op de opgave en de eigen inbreng. Soms worden deelprojectleiders gevraagd om een onderdeel in het vervolg aan te sturen. Ook is inzicht in de omvang en tijdsbesteding van de opgave cruciaal. Iedereen krijgt een goed beeld van de verwachtingen. Tot slot wordt ook duidelijker of iedereen die nodig is voor het project wel aan tafel zit, of dat er personen bijzitten die uiteindelijk niet of nauwelijks meer een inhoudelijke rol (willen) krijgen in het vervolg.

Beheersmatige aspecten en risicoanalyse – Tijdens een PSU kan het nuttig zijn om ook aandacht te besteden aan de beheersmatige aspecten; tijd, geld, kwaliteit, informatie, en organisatie. Daarnaast is dit ook een uitgelezen moment om samen een eerste risicoanalyse te maken. Het meegeven van specifieke vragen hierover en het handig combineren van het nadenken over het project langs de beheersmatige aspecten geeft een mooie start voor de latere verwerking van het geheel in een projectplan of projectcontract.

Evaluatie en vervolgafspraken – Als afsluiting van de workshop en de PSU moet er tijd zijn om de aanpak te evalueren. Was dit het goede gesprek, is wat is opgehaald voldoende voor een vervolg, is voor iedereen duidelijk wat er nog staat te gebeuren.

Doel van een project startup (PSU)

Het doel van een PSU om een project scherp te richten en in te richten. Het vervolg hierop zou moeten zijn dat vanuit de PSU een projectplan kan worden gemaakt, waarin alle elementen samenkomen voor de sturing en risicobeheersing van het project.

Het kan zijn dat er wordt geconcludeerd dat de opgave meer denkkracht en vervolgacties nodig heeft om tot een duidelijk projectcontract te komen. Het kan zelfs zo zijn dat een PSU een andere kijk op het nut en de noodzaak van een project geeft, met zelfs volledig aanpassen of stoppen van een project tot gevolg.

Als na een succesvolle PSU er een projectplan wordt uitgewerkt, is het vervolg dat alle toekomstige projectleden akkoord gaan met dit projectplan, waarna het project een officiële start krijgt. De verder uitvoering wordt dan aan de hand van de projectorganisatie en de eerste projectteam overleggen verder aangegaan.

Hulp bij organiseren PSU / projectstartup

Het organiseren van een PSU vraagt kennis en voorbereiding over een dergelijke aanpak. Er komt wat bij kijken in de vorm van begeleiding, voorbereiding, faciliteiten zoals schermen, flip-overs, post-its, maar ook een prettige (externe) ruimte, goede agenda, organiseren van het verzamelen van gegeven, inspiratie, tijdig uitnodigen van de juiste personen, het mogelijk direct meeschrijven door iemand van het projectcontract, etc.

Als u hulp nodig heeft of meer informatie zou willen hebben over het aanpakken van een PSU dan kunt u altijd uw vraag stellen via: mailto:contact@kennisbank-projectaanpak.nl.

psu