Definitiefase van een project
De definitiefase volgt na de initiatieffase. Tijdens de definitiefase is het de bedoeling dat de uitgangspunten van het project dusdanig helder is dat deze in opdracht kan worden gegeven aan een projectleider om de definitiefase te starten. In de definitiefase ligt de nadruk op het verder uitwerken (definiëren) van het project en de totale opgave op het gebied van de inhoud. De uitkomst van een definitiefase kan bijvoorbeeld een programma van eisen zijn.
Als er al iets van idee uitwerking of een (concept) programma van eisen voorhanden is, zal deze nader getoetst worden met alle partijen of dit compleet is en voldoende aansluit bij de opgave die voorligt. Het doel van de definitiefase is om zo min mogelijk ruis te hebben op de aanpak en het beoogde eindresultaat. Als er geen goed PvE voorhanden is, dan moet deze snel en goed uitgewerkt worden. Ook is in deze fase van belang om de projectopdracht voor de uitvoering, in de vorm van het projectplan, nader uit te werken.
Definitie van beheersmatige aspecten
Tijdens de definitiefase krijgen de beheersmatige aspecten; tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie de volle aandacht, alsmede de risicoanalyse en de bepaling van de aanpak van het project.
De belangrijkste onderwerpen van de definitiefase zetten we hieronder voor je op een rijtje. De definitiefase start feitelijk na de (formele) projectopdracht door opdrachtgever aan de projectleider om te starten met de volgende onderdelen:
Uitwerken projectplan, met daarin:
- Tijdsplanning
- Kostenraming
- Kwaliteitsplan
- Informatie- en Communicatieplan
- Organisatie- en omgevingsopzet
- Risico-analyse
Aanvraag (voorbereiding)krediet.
Bezoeken of bestuderen van referentieprojecten.
Programma van Eisen toetsen, maken of verder uitwerken.
Belanghebbenden informeren of betrekken.
Doel van de definitiefase
Het doel en de beoogde uitkomst van de definitiefase is dat zowel de projectinhoud op het gebied van de aanpak, als de projectinhoud op het (technische) resultaat helder is geworden.
Met de informatie uit deze fase zal het projectplan als definitieve projectopdracht worden besproken met de opdracht en worden geaccordeerd door de opdrachtgever, projectleider en de betrokken projectteam leden.
Met het vastgestelde programma van eisen kan het vervolg worden ingezet, waarin bijvoorbeeld een projectarchitect wordt gezocht om de eisen verder vorm te geven. Een programma van eisen is in feite de basis voor de ontwerpopgave. Hierover meer in de ontwerpfase van het project.