Wat is een projectplan?
Om de complexiteit van een project goed te omschrijven wordt er gebruik gemaakt van een projectplan. Een projectplan bestaat uit een projectdefinitie met de formulering van de doelstelling en resultaat, maar het heeft ook alle aspecten in zich om een project to organiseren en te beheersen. Een projectplan maken is een belangrijk onderdeel voor de sturing van het project, en verdient zijn tijd en waarde voor het maken ervan bij de uitvoering van het project al snel terug.
Als er een vorm met een standaard inhoud van een projectplan of plan van aanpak in een organisatie aanwezig is, zal er gekeken moeten worden of deze toereikend is en vooral, of deze makkelijk hanteerbaar is. Een goed projectplan zal, afhankelijk van het betreffende project, in meer of mindere mate minimaal een aantal belangrijk onderdelen bevatten die het geheel van de opgave goed weergeven.
Inhoud van een projectplan
Algemeen informatie over het project:
- Inleiding
- Kerngegevens
- Doelstelling
- Projectresultaat
- Aanpak
- Inhoudelijk Werkschema (WBS – work breakdown structure)
- Raci model (VWS – verantwoordelijkheidsschema)
De beheersmatige aspecten:
- Geld (kostenraming)
- Organisatie (schema projectorganisatie)
- Kwaliteitseisen (omschrijving minimale eisen)
- Informatie en communicatie (communicatieplan)
- Tijdsplanning (balkenplanning)
- Risicoanalyse
Hoe maak je een projectplan?
Bij het opstellen van een goed projectplan komen alle relevante onderdelen aan bod die binnen het project van belang zijn. Samen met het projectteam worden de zaken besproken en opgesteld, waarna er een helder stuk kan worden gepresenteerd aan de opdrachtgever. In het plan zal moeten zijn aangegeven wat er van het projectresultaat verwacht mag worden, met als onderbouwing alle beheersmatig aspecten en een inventarisatie van de risico’s.
In het plan zal ook moeten worden aangegeven wat specifiek niet bij het resultaat van het project hoort. In feite moeten alle onduidelijkheden weggenomen zijn, waarna de opdrachtgever akkoord kan geven voor de uitvoering volgens het plan. De kwaliteit van een project kan verder gewaarborgd worden door het stellen van de juiste eisen en het toepassen van onderdelen uit de voorgaande hoofdstukken, waarbij de projectleider, het projectteam, organisatie en procedures allemaal kunnen bijdragen aan succesvolle projectrealisatie.
Het maken van een goed projectplan zorgt ervoor dat je vooraf goed nadenkt over alle samenhangende onderwerpen binnen het project. Een onmisbare stap.
Stappenplan projectplan
Hieronder een handig stappenplan voor het maken van een projectplan.
- Start met de projectopdracht die je hebt.
- Plan een PSU sessie met het beoogde projectteam
- Maak samen een WBS en RACI
- Maak samen alvast een globale planning
- Je kan teamleden vragen om onderdelen van het plan te vervolledigen
- Verwerk alle algemeinformatie die je al hebt in het plan
- Voeg de WBS en RACI toe aan het plan
- Werk alle beheersmatige aspecten, geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijd, risico’s uit met de informatie die je nu hebt.
De verschillende onderdelen vragen mogelijk verfijning en aanvullende expertise. Het maken van een planning, projectbegroting, communicatieplan of een discoparagraaf zijn bijvoorbeeld onderdelen waar je aparte sessie over kunt beleggen met specifieke teamleden en/of adviseurs.
Tip: Maak je plan af met de informatie die je hebt en schrijf erin wat je op dat moment weet en nog gaat doen. Je kunt bijvoorbeeld een eerste grove kostenraming opnemen, maar erbij schrijven dat er een nadere begrotingsuitwerking wordt gemaakt en dat er bijvoorbeeld daarna ook een specifieke directiebegroting wordt gemaakt voordat je tot uitvoering overgaat. Je kunt er ook in opnemen hoe je met de toetsing en besluitvorming van deze budgetten omgaat. En zie hier de samenhang, want die momenten neem je dan bijvoorbeeld alvast op in je planning.
Professionele projectmanagement tools
Het maken van een projectplan en met name het verwerken van alle onderdelen die je nader uitwerkt kun je doen met bestaande formats, waarvan je er ook een aantal op deze website kunt vinden. Ook kun je kiezen om direct een vliegende start te maken met meer professionele projectmanagement tools, zoals het bekende Monday.
Je kunt in eerste instantie de software gratis proefgebruiken om te kijken of het bij jouw manier van werken en ambities past.
