Wat betekent WBS
Een WBS is een onderdeel van het projectplan. WBS staat voor ‘work breakdown structure’ en is een belangrijke basis voor het in kaart brengen van de omvang van het totale projectomvang. Je werkt daarin van grof naar fijn: va het eindresultaat naar concrete activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Een WBS is een ‘verplicht’ onderdeel van elk goed projectplan en vormt de basis voor je planning, begroting en RACI matrix.
Waarom een WBS maken?
Het maken van een WBS dwingt je om het project volledig door te denken voordat je begint. Zo voorkom je dat taken worden vergeten, wordt de werkverdeling tussen teamleden duidelijk en kun je beter inschatten wat een realistische planning is en met welke kostenposten je straks rekening moet houden voor het uitwerken van je projectbegroting.
Bovendien zorgt het maken van een WBS samen met het projectteam voor draagvlak en gedeeld begrip van de projectinhoud. Het is ook niet ondenkbaar dat tijdens het maken van een WBS je samen met het team tot de conclusie komt dat er mensen ontbreken in het het team, of zelf mensen (respectvol) overbodig blijken in het project.
Hoe maak je een WBS?
De vorm van een WBS bestaat in de meeste gevallen uit een schema waarbij van boven naar beneden een verdere uitsplitsing in structuur van alle onderdelen wordt uitgewerkt. Vaak wordt eerste een grove opzet gemaakt door gebruik van post-its. Dit maakt het makkelijk aanpasbaar tijdens de sessie. De volgorde van de opzet van een WBS gaat als volgt:
- benoem bovenin het beoogde projectresultaat.
- Verdeel daaronder de belangrijkste aandachtsgebieden. Bij veel projecten kun je daarbij goed uit de voeten met de standaard fasering van (bouw)projecten.
- benoem alle taken die er liggen onder de aandachtsgebieden.
- benoem de activiteiten die nodig zijn, tot een niveau dat dit aan de verantwoordelijkheid van één persoon kan worden gekoppeld.
Gratis WBS template downloaden
Wil je direct aan de slag? Download onze gratis WBS template in Excel. De template bevat een standaard fasering en een opbouw vanuit resultaat naar aandachtsgebieden, taken en activiteiten. Je kunt het format aanpassen afhankelijk van je eige projectsoort en omvang.
Hieronder is een voorbeeld te zien van een Work Breakdown Structure in Excel:
WBS, RACI en planning combineren
Een WBS en RACI matrix vullen elkaar perfect aan. De WBS brengt alle activiteiten in kaart, de RACI koppelt daar verantwoordelijkheden aan. Samen vormen ze de ruggengraat van je projectaanpak. De WBS en RACI laten zich ook uitermate goed lenen als bais voor de planning per onderdeel. Door letterlijk alle activiteiten in tijd uit te zetten ga je verbanden zien en de volgorde van je project beter in beeld krijgen. Als dit met aandacht doet zul je soms merken dat je de volgorde van activiteiten in je WBS aanpast, simpelweg omdat je in de planning de afhankelijkheden beter kunt zien.
Professionel WBS en projectmanagement tools
Wil je jouw projectmanagement direct naar een wat professioneler niveau brengen, en een WBS en projectinrichting goed beheren en delen met je projectteam? Probeer gratis de software van Monday. Hieronder een voorbeeld van de duidelijk schema’s en overzichten die daarin beschikbaar zijn. In dergelijke software is de koppeling tussen projectopzet, verantwoordelijkheden en planning bijvoorbeeld goed en snel te koppelen.
WBS als onderdeel van projectsturing
Een WBS is meer dan een tool alleen. Het maken ervan is een belangrijke stap met je projectteam. Idealiter doe je dat in een inspirerende sessie en creëer je afdoende draagvlak voor het project en de uitvoering van taken en rollen. Maar een WBS alleen maakt nog niet dat je projectsturing compleet is.
Kijk verder op deze website naar de samenhang met de verschillende fasen in een project, de raci matrix, planning en uiteraard hoe dit alles samenkomt in een goed projectplan.